Le laboratoire de microbiologie s’émancipe peu à peu de sa pratique traditionnelle et de son expertise manuelle, parfois presque artisanale, pour bénéficier de solutions automatisées comme WASP® et WASPLab®1. Si le cœur du métier reste le même, les bouleversements sont nombreux lors de la mise en place d’une chaîne complète. Pour aider au mieux les équipes de ces structures, bioMérieux propose un service d’accompagnement centré sur les transformations technologiques et afférentes.
Des changements à 360°
« Avant, BioMérieux installait des machines dans les laboratoires. Depuis 2015, la société déploie désormais une solution complète qui vient transformer de nombreuses dimensions de l’activité humaine : tâches, compétences, outils, temporalité, environnement et organisation de travail », résume Emmie Bouvier, Psychologue du travail et Ergonome de conception qui travaille au sein de l’équipe Lab Consultancy chez bioMérieux.
« Au-delà des nouveautés technologiques à s’approprier et du flux de travail à réajuster, nos clients connaissent souvent de manière concomitante des fusions de laboratoires. Ce sont alors des cultures managériales variées et des pratiques biologiques différentes qui se rencontrent et qu’il faudra harmoniser. Le tout prenant souvent place sur un grand plateau technique ouvert dans un nouveau bâtiment. Sans oublier le principal défi des biologistes et de leurs équipes pendant cette période de transformation : continuer à livrer des résultats de qualité aux cliniciens et aux patients. »
« La sphère personnelle peut aussi s’en trouver impactée, précise Emmie Bouvier. En effet, les collaborateurs vont peut-être changer de lieu de travail, avoir plus de trajet, cela peut générer de l’inquiétude supplémentaire. Pour bien les accompagner, il faut avoir conscience de la variété des bouleversements qu’ils vont vivre, d’où l’analyse d’impacts que nous réalisons avant l’intervention » .
En fonction des laboratoires, la marche à franchir peut paraître plus ou moins haute. On pourrait croire qu’elle le sera davantage pour ceux qui sont peu automatisés ou qui ne disposent pas d’instruments de spectrométrie de masse. Toutefois, ce qui compte vraiment pour l’accompagnement c’est la manière dont les personnes du laboratoire perçoivent l’ampleur des changements à venir et leur capacité à y faire face.
La force de l’approche multidisciplinaire
Les équipes de bioMérieux s’appuient sur la complémentarité de leurs expertises pour analyser la situation du laboratoire et concevoir un plan d’accompagnement sur-mesure, qui repose sur une série d’ateliers. Chefs de projet, commerciaux, spécialistes applications, chefs de marché marketing, consultants lean, représentants de la R&D et du service client amènent chacun leur connaissance du client et de ses défis pour imaginer et concevoir les ateliers permettant au final une transition efficace et engageante.
Emmie Bouvier et ses collègues procèdent par paliers, dont le rythme est adapté au projet global de mise en place des automates. « Les ateliers doivent avoir lieu au bon moment, avant que les instruments n’arrivent (pendant les 4 à 6 mois de leur production). L’objectif est, qu’en amont de la formation, les professionnels du laboratoire aient pu discuter de leurs préoccupations, exprimer leurs attentes, découvrir les nouveautés, poser leurs questions, clarifier les impacts réels, partager des idées d’amélioration, développer leur confiance, se familiariser, se sentir embarqués dans l’aventure et se projeter dans leurs futures pratiques, indique-t-elle. Ils ne commencent qu’après une réunion de lancement qui unit l’intégralité de l’équipe de techniciens de laboratoire aux biologistes concernés par les changements, aux managers et / ou cadres de santé. Nous présentons alors le projet et ses fondements (pourquoi et pour quoi en deux mots), notre accompagnement et en expliquons les étapes. »
Un éventail d’ateliers adaptés au contexte
Le plan d’accompagnement est jalonné d’ateliers déroulés dans le temps, d’une durée de 2h à 2h30, qui réunissent en général six collaborateurs. « Il est vraiment bénéfique que le manager nous rejoigne en fin de rencontre pour écouter les questions laissées en suspens et tenter d’y répondre » . Ils reposent sur des méthodes participatives, interactives, du travail de groupe et une grande variété de jeux sérieux.
« Au cours des ateliers, on part toujours d’une observation de leurs pratiques actuelles pour analyser et déduire ce qu’ils vont concrètement devoir adapter, transformer ou au contraire ce qui reste, est similaire . »
indique Emmie Bouvier.
Entre autre, dans l’atelier centré sur le flux de travail, sur la base de photos du laboratoire actuel, l’équipe doit réfléchir et noter les changements majeurs mais aussi mineurs qui surviendront à chaque étape : l’ensemencement et l’incubation automatisés mais également les nouveaux formats de tubes à la réception des échantillons, le picking de la colonie en comparant la boîte de Pétri en main et son image annotée à l’écran … « Une autre illustration est la proposition d’un jeu de Poker dont l’objectif est de lire la boîte de Pétri avec l’image telle qu’elle apparaît sur l’écran de la WEBAPP. Les participants découvrent par eux-mêmes l’intérêt des différents éclairages à disposition (qui peuvent apparaître étranges au premier abord) et se rendent compte qu’ils sont tout à fait capables de réaliser ce travail d’identification présomptive à l’écran. »
Lever les craintes petit à petit
Ce processus lève progressivement les appréhensions des participants.
« La microbiologie est un métier passion, où il y a une vraie fierté du beau geste, un savoir-faire manuel, des connaissances renouvelées de ces bactéries qui évoluent en permanence et une motivation inégalée pour « mener l’enquête » »
constate Emmie Bouvier.
« Avec l’automatisation, les techniciens redoutent la désynchronisation avec la boîte de Pétri et la perte de l’intérêt pour leur métier. A travers les ateliers ils prennent conscience que les technologies vont changer la manière de faire (le comment), mais pas l’essence de leur métier qu’ils ont à cœur (le quoi) : fournir le bon diagnostic (identification et antibiogramme) pour soigner le patient. Ils réalisent que la personne derrière l’écran (eux) reste aussi indispensable qu’auparavant puisqu’elle prend la décision. »
De surcroît, appréhender la technologie permet de mesurer les bénéfices de l’automatisation : une traçabilité accrue, une uniformité / standardisation de la qualité et une libération plus rapide des résultats pour les médecins et leurs patients. Les ateliers constituent également une occasion de discuter des besoins de l’équipe afin de proposer une solution WASP® & WASPLab® sur-mesure pour chaque laboratoire.
Une offre d’ateliers en évolution permanente
Les ateliers proposés par bioMérieux suivent les évolutions des plateformes et les besoins des clients. Par exemple, parmi les derniers-nés figurent les ateliers sur le module expert de WASPLab® : le PhenoMATRIX™ doté d’intelligence artificielle et sur le module de prélèvement de colonies COLIBRI™.
Ces rencontres n’abordent pas uniquement les changements liés à la solution WASP® puisque l’équipe d’Emmie Bouvier a également imaginé des ateliers dédiés aux clients qui choisissent l’automate VITEK® 2 pour l’identification et l’antibiogramme en remplacement d’un système concurrent.
Les facilitateurs d’ateliers
. Ils sont une dizaine certifiés ou en cours de certification, répartis en France, au Pays-de-Galles, en Angleterre, en Espagne, en Allemagne, au Mexique et aux États-Unis pour intervenir chez les clients de bioMérieux partout dans le monde
. Leurs compétences : microbiologie, technologies, flux, changement, vision systémique + posture d’accompagnant, empathie, dynamisme, bienveillance, pédagogie.
Chiffres-clés
. 400 sessions réalisées en France, Angleterre, Allemagne, Portugal, Arabie Saoudite, Écosse, Australie, Espagne
. Plus de 650 personnes accompagnées
. Satisfaction sur la méthode : 6,29 / 7 (360 répondants)
[1] Respectivement système d’ensemencement automatisé et système d’incubation, d’imagerie et d’analyse numérique.
